emr_tablet

Penerapan RME : Pengetahuan SDM Menjadi Faktor Utama

Rekam Medik Elektronik (RME) secara drastis telah mengubah cara layanan informasi dalam pelayanan kesehatan, baik pelayanan di tingkat klinik maupun di rumah sakit. RME merupakan penggunaan suatu sistem informasi pasien yang dikelola secara elektronis, bukan kertas atau berkas lagi, pada satu fasyankes. Artinya, siapapun yang akan menggunakan sistem RME, sudah harus sadar akan persiapan yang tidak mudah, mengingat akan mengubah cara kerja yang biasa menjadi tidak biasa, manual menjadi elektronis.

Gagal penerapan, kurang persiapan

Harapannya, penggunaan RME memiliki keuntungan, sebagaimana manfaat penerapan RME, penelusuran data dapat dilakukan kapanpun; identifikasi pasien mudah dikenali; dapat memonitor fluktuasi kondisi pasien; dan secara keseluruhan RME dapat meningkatkan mutu layanan. Namun saat ini masih banyak orang meragukan manfaat RME akan terasakan sebagaimana yang diharapkan. Beberapa kondisi ‘gagal’nya fasyankes menerapkan RME juga jadi bukti. Sarana teknis yang kemudian rusak, sulit digunakan dan tidak user-friendly, bahkan terjadi penolakan oleh pengguna, terutama petugas medis yang jelas mengubah apa yang biasanya ia lakukan, menulis formulir menjadi mengetik di komputer. Akibatnya, mereka kembali bekerja secara manual, dan kesalahan ditimpakan pada tahap perencanaan, kurang persiapan.

Sudah jelas memang, dan hasil-hasil penelitian menegaskan bahwa bila ingin sukses, persiapan menjadi hal penting. Dalam hal ini, yang utama perlu dikuatkan adalah pengetahuan Sumber Daya Manusia (SDM) rumah sakit mengenai segala hal tentang apa itu RME.

Penting, pengetahuan SDM tentang RME

Walaupun secara kuantitatif, jumlah SDM tercukupi, namun kemampuan mereka masih menjadi penghambat. Penelitian Sudirahayu (2014) menunjukkan bahwa sebanyak 45,16% pengguna RME di sebuah rumah sakit daerah berpendidikan S1 sederajat dan kurang paham akan sistem RME. Kondisi SDM demikian dinyatakan tak cukup siap, apalagi mengelola seluruh proses pengolahan data dan maintenance infrastruktur teknologi informasi secara mandiri. Jangankan secara mandiri, dibantu oleh vendor-pun tetap harus membentuk tim yang kuat dan benar-benar paham tentang RME, seperti pengalaman sebuah klinik berikut ini.

Tim kuat, penerapan RME siap

Klinik Dokter Keluarga Universitas Wisconsin melakukan persiapan penerapan RME. Menurut hasil penelitian Smith (2003), klinik tersebut menyiapkan tim implementasi RME yang terdiri atas manajer proyek, tim teknis informasi, praktisi klinis dan staf. Manajer proyek bertugas memastikan jalannya penerapan, utamanya mengkoordinasikan segala hal yang menyangkut masalah-masalah dan keputusan serta kegiatan-kegiatan pre-implementasi. Tim teknis terdiri atas seorang chief of information services (manajer pelayanan informasi), ini diambil dari Bagian Dokter Keluarga Universitas Wisconsin, lalu seorang applications support specialist (spesialis pendukung aplikasi) dan seorang applications trainer (trainer aplikasi). Untuk staf, terdiri atas seorang manajer klinik, seorang physician champion (dokter yang memiliki tekad kuat atas suksesnya penerapan RME) dan seorang dokter yang telah berpengalaman dalam penerapan RME.

Pekerjaan pokok yang mereka lakukan adalah menyiapkan mekanisme perubahan cara kerja dokter, dari manual menjadi komputerisasi. Dalam hal ini mereka perlu mengetahui bahwa RME mencakup data riwayat kesehatan pasien, data demografi pasien, catatan dokter, informasi obat, peresepan elektronik, dan catatan pemeriksaan penunjang. Semua kegiatan itu dituliskan secara rinci dan seksama dalam satu dokumen penting sebagai pedoman pokok kerja persiapan penerapan RME.

Kemampuan bergantung dari pengetahuan

Data yang diolah dengan rekam medis elektronik diharapkan menjadi gudang penyimpanan informasi tentang status kesehatan dan layanan kesehatan yang diberikan kepada pasien serta tersimpan sedemikian rupa sehingga informasi tersebut mampu digunakan secara tepat, baik dan benar.

Dalam hal ini kemampuan tim implementasi RME dipertanyakan. Tim ini memiliki tanggungjawab untuk menciptakan suatu system RME yang memberikan berbagai kemudahan bagi pengguna, seperti proses kelengkapan data, pemberi tanda peringatan alert, pendukung system keputusan klinik dan penghubung data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya. Dan yang terpenting adalah memiliki teknik jitu mengubah dengan mulus cara kerja manual menjadi komputerisasi.

Baik penelitian Sudirahayu (2014) maupun Smith (2003) menekankan pentingnya tim implementasi RME yang paham betul tentang system RME yang akan diterapkan. Ini merupakan pengalaman amat berharga bagi fasyankes lain yang akan memasuki tahap persiapan. Adapun langkah utama menyiapkan SDM adalah dengan menyelenggarakan pelatihan bagi SDM terkait. Literasi menjalankan aplikasi standar memang melatih agar tidak gagap teknologi, tetapi itu-pun tidaklah cukup, masih perlu didukung oleh pelatihan khusus persiapan RME.

Pelatihan sebagai pembuka jalan

Hasil penelitian Sudirahayu (2014) menunjukkan bahwa dibutuhkan persiapan matang seperti sosialisasi RME, pelatihan teknis bagi para tenaga medis dan para-medis untuk kelancaran implementasi RME. Peningkatan kapasitas staf yang dilakukan dengan pelatihan dapat menambah pengetahuan, menambah ketrampilan, dan merubah sikap.

Pelatihan SDM di klinik Dokter Keluarga Universitas Wisconsin dirancang menjadi 3 tahap, yaitu tahap asesmen awal kemampuan dasar, tahap pelatihan kemampuan dasar dan tahap pelatihan spesifik aplikasi RME. Tahap pertama menghabiskan waktu selama 3 bulan, tahap kedua selama 2 bulan dan tahap akhir selama 1 bulan, total waktu pelatihan adalah 6 bulan.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menjadi siap, akan tergantung dari pencapaian tingkat pemahaman dari SDM itu sendiri. Oleh karena itu, pengalokasian waktu-tenaga-biaya guna mempersiapkan SDM secara matang perlu dilakukan dengan cermat dan tepat, guna mengurangi hambatan dalam penerapan RME.

Sumber :

Smith, Paul D. (2003). Implementing an EMR System: One Clinic’s Experience, Family Practice Management (2003) May, 10(5):37-42. http://www.aafp.org/fpm/2003/0500/p37.html

Sudirahayu, Ika; Agus Hardjoko; Lutfan Lazuardi (2014). Analisis Kesiapan Penerapan RME Menggungakan DOQ-IT di RSUD Dr.H.Abdul Moeloek Lampung. Tesis. IKM FK UGM Yogyakarta.

Check Also

electronic health record

Inilah Tahapan Ideal Implementasi Rekam Medis Elektronik di Rumah Sakit

Berikut adalah tahapan ideal dalam implementasi rekam medis elektronik, khususnya di rumah sakit.

Show Buttons
Hide Buttons