rekam medis elektronik
rekam medis elektronik

Manfaat RME : Membandingkan Cara Manual dengan Digital

Ancaman pengurangan dana asuransi dapat menekan pihak rumah sakit untuk segera menerapkan Rekam Medis Elektronik (RME), sebagaimana pernyataan yang disampaikan oleh Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) Incentive Programs. Pihak Medicare akan mengurangi porsi biaya asuransi kepada rumah sakit yang sampai tahun 2015 tidak memperlihatkan manfaat dari penggunaan system RME.

Harapan besar terhadap perubahan

Terlepas adanya “ancaman” atau tidak, siapapun yang akan menggunakan system RME, sudah harus tahu pasti apa manfaatnya, mengingat penerapan RME akan memerlukan upaya waktu-tenaga-biaya yang besar. Pengembangan system informasi menunjukkan bahwa teknologi informasi menyerap bagian terbesar dari total modal investasi dari sebuah organisasi. Tentu harapannya adalah dengan sistem yang baru, mereka dapat menjalankan proses-kerja baru, muncul produk layanan yang inovatif, mendapatkan respon positif, serta lingkungan kerja baru yang bisa mengubah struktur internal mereka menjadi organisasi yang lebih baik.

Manual berganti elektronis

Rekam medis manual mulai terasa kuno mengingat saat ini kebutuhan data harus memenuhi aspek waktu. Secepat mungkin data diperlukan secepat itu pula data harus tersedia, disamping juga harus tepat dan akurat. Ini ‘memaksa’ para praktisi pengolah data di fasyankes untuk berpindah cara kerja, menulis tangan yang sudah dikerjakan selama bertahun-tahun, menjadi mengetik di komputer sebagai system elektronis. Berbagai studi dilakukan guna mengetahui apakah system elektronis ini memiliki manfaat, dari segi apa saja manfaat tersebut dapat dirasakan.

Biaya (costs)

Manfaat yang jelas diharapkan setiap orang adalah ongkosnya murah. Secara manual, penyelenggaraan keberkasan rekam medis jelas memerlukan lebih banyak biaya. Jumlah tenaga, lembaran kertas (formulir dan berkas), rak dan ruang simpan (berkas rekam medis), sebagai komponen kerja akan semakin bertambah seiring dengan bertambahnya jumlah pasien. Sedangkan system RME akan memangkas biaya pengadaan sebagaimana yang diperlukan system manual tersebut, karena system elektronik mampu menampung berjuta data tanpa mengalami penambahan komponen kerja yang berarti, bahkan tak perlu lagi menggunakan kertas, rak dan ruang simpan.

Tempat menyimpan data (storage)

System manual akan makan tempat lebih banyak guna menyimpan berkas rekam medis, yaitu rak dan ruangan. Tempat penyimpanan ini semakin lama akan semakin penuh/padat dan ujungnya akan berurusan dengan berbagai masalah kerusakan kertas, seperti berkas rusak karena lembab, timbunan debu, serangga, kutubuku, hewan pengerat dan sebagainya. Selain itu penggunaan kertas dianggap tidak ramah lingkungan. Dengan RME, data dapat disimpan secara personal dan aman serta arus pengambilan dibuat mudah sesuai kebutuhan pengguna.

Keamanan data (security)

Baik system manual maupun system elektronik sama-sama harus menjamin keamanan data. Pada RME dimungkinkan penggunaan system keamanan dan pengawasan secara terus-menerus agar menghindari pencurian data oleh pihak yang tidak berwenang. Ini benar-benar harus dipikirkan dengan matang manakala akan menerapkan RME, mengingat system elektronis memiliki akses pengambilan data yang lebih mudah, bahkan tanpa jejak. Jaminan keamanan data pada system manual menjadi pekerjaan wajib petugas rekam medis, yangmana pengawasan tidak dapat dilakukan setiap saat secara terus-menerus. Oleh karena itu, apabila terjadi berkas atau lembaran hilang, maka ini dikategorikan sebagai human error. Keamanan fisik informasi medis, yang notabene tertulis dalam berkas rekam medis, juga rentan terjadi manakala terkena bencana kebakaran atau banjir, dan biasanya berkas rekam medis adalah satu-satunya sumber data pasien, tidak ada back-up atau copy-berkas di tempat lain.

Akses keluar-masuk data (Access)

Sharing data dalam system manual dilakukan dengan mekanisme cukup panjang: permintaan data dengan identitas pasien yang tepat, pengambilan berkas di rak filing, mencari data yang diperlukan, kemudian ditulis ulang atau dicopy atau di-scan, selanjutnya dicek kembali, lalu dikirimkan kepada yang membutuhkan. Mekanisme ini memerlukan atau tepatnya menghabiskan waktu untuk mengerjakannya. RME memungkinkan akses data dilakukan secara tepat waktu, dalam berbagai bentuk output sesuai kebutuhan.

Penyajian data jelas terbaca dan akurat (Readability & Accuracy)

Sangat dimaklumi bila kita sulit membaca tulisan dokter. Pada lembaran formulir rekam medis, boleh-jadi ruang yang harus diisi oleh dokter (dengan tulisan tangan) tidak cukup untuk menulis semua hal yang penting. Atau sebaliknya, karena tempat terbatas, maka data ditulis secara singkat, hal ini memungkinkan informasinya sulit dimengerti oleh pihak pembaca. Bisa dibayangkan, akibat salah interpretasi data terhadap tindakan medis yang akan diambil. Sebaliknya, pada system elektronis, data yang masuk tidak berupa tulisan tangan. RME menggunakan terminology tertentu serta identitas data terstandard yang mampu mengurangi kesalahpahaman informasi yang didapatkan.

Tinggalkan manual, sambut digital

Tugas paling menantang yang dihadapi oleh fasyankes adalah efektifitas dari penerapan RME. Ini membutuhkan SDM yang benar-benar mampu menyerap, memahami dan adaptif dengan hal-hal baru, mengingat proses olah data digital menuntut tanggung jawab yang tinggi dari setiap personel untuk adaptif terhadap perubahan dan kemajuan cara kerja. Selain itu system ini sangat perlu didukung banyak faktor yang mampu menjadikan efektifitas sistem akan tercapai. Kesuksesan sangat tergantung pada kesesuaian realisasi dan harapan para pengguna yang semua itu hanya dapat dicapai dengan perencanaan matang, implementasi yang seksama, serta tindakan nyata.

Perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan prilaku dalam organisasi. Berbagai organisasi berniat melakukan investasi adalah untuk menunjang hasil kerja mereka menjadi lebih baik, tetapi banyak instansi yang menerapkan teknologi informasi hanya sebatas ikut-ikutan tren tanpa memahami tujuan yang diharapkan. Akibatnya sudah dapat ditebak, mengalami kegagalan. Oleh karena itu, sisi persiapan akan menjadi topik penting untuk dipikirkan dalam penerapan RME di lapangan.

Sumber :

Wahid, Adripratomo (2012). Sistem Pencatatan Rekaman Medik Secara Digital.

http://repository.unhas.ac.id/handle/123456789/837

Five Benefits of EMR vs Paper Medical Records http://www.qtsdatacenters.com/resources/blog/2013

Check Also

electronic health record

Inilah Tahapan Ideal Implementasi Rekam Medis Elektronik di Rumah Sakit

Berikut adalah tahapan ideal dalam implementasi rekam medis elektronik, khususnya di rumah sakit.

Show Buttons
Hide Buttons